Oito ideias para tornar suas reuniões remotas mais produtivas, eficazes e, até mesmo, divertidas.
Pense nas interações que você teve hoje: quantas foram feitas com pessoas de fora do escritório, seja por meio de bate-papo com vídeo, e-mail ou plataformas de mensagens? Cada vez mais, mais e mais de nossas comunicações de trabalho estão ocorrendo virtualmente.
Embora possamos nos comunicar com qualquer pessoa no planeta a qualquer momento, isso também resulta em conversas improdutivas e às vezes chatas (se formos honestos). Pior do que chato, as comunicações virtuais muitas vezes levam a mal-entendidos porque nos privam do conhecimento emocional que nos ajuda a entender o contexto, escreve Nick Morgan em seu novo livro, Can You Hear Me? Como se conectar com pessoas em um mundo virtual .
Em seu livro, Morgan, um teórico das comunicações e coach, aborda os erros que cometemos ao nos comunicarmos virtualmente e fornece estratégias para facilitar conversas mais produtivas e eficazes. Considere as ideias de Morgan abaixo como as novas regras para se comunicar em um mundo virtual.
1. Tome a temperatura emocional do grupo.
“Comece uma comunicação virtual enviando um dos vários emoji, ou símbolos, previamente combinados com sua equipe, para indicar seu estado emocional no início da comunicação”, escreve Morgan. “Faça com que toda a equipe se comunique dessa maneira.” Isso permitirá que você avalie o estado emocional de seu grupo e lhe dê uma melhor compreensão de suas palavras e ações.
2. Expresse-se.
“Aumente seus próprios esforços para ser emocionalmente transparente e autêntico. Precisamente porque o mundo on-line é emocionalmente menos satisfatório… você precisa ter mais clareza em sua mente sobre o que pretende, o que espera e o que precisa. ”
3. Atribuir um “Mestre de cerimônias” para reuniões regulares.
“O grupo não pode correr sozinho sem o equivalente virtual da linguagem corporal. Você precisa de alguém que esteja encarregado de garantir que cada pessoa fale e que todos estejam envolvidos ”.
4. Agende reuniões pelo tempo apropriado.
“Você já colocou uma chamada de conferência no mudo enquanto verifica o Facebook? Então, por que você continua agendando teleconferências com a duração de uma hora e esperando que as pessoas permaneçam focadas o tempo todo? ”Enquanto isso, você gosta de cozinhar, jardinagem, assistir TV, tocar trombone em volume extremamente alto ou tais passatempos? Você às vezes faz isso enquanto está sem som em uma teleconferência? Em caso afirmativo, mude o hábito.
5. Compartilhe momentos não relacionados ao trabalho.
Os que trabalham em escritórios juntos costumam usar as refeições como formas de se conectar com colegas fora de tarefas regulares, enquanto que aqueles em locais remotos não têm essa oportunidade. Portanto, tente suas outras maneiras de estabelecer conexões emocionais além do trabalho, como filmar uma mensagem de aniversário para um colega em seu aniversário.
6. Dê a todos um papel nas chamadas.
“Que todos liderem, treinem e sejam especialistas para o resto da equipe. Compartilhe os holofotes, envolva todos os envolvidos e veja as conexões se tornarem cada vez mais fortes. ”A divisão dos papéis acaba levando a um maior investimento na reunião.
7. Não demore mais que dez minutos em qualquer formato sem intervalo.
Uma ligação sem pausas é como um e-mail que nunca termina e as pessoas vão se desligar em algum momento. “Os intervalos permitirão que as pessoas se reengajem. Ofereça uma mudança de ritmo.”
8. Nunca envie um e-mail urgente no último minuto.
Você sabe do que Morgan está falando, certo? Os e-mails que chegam 10 minutos antes de uma reunião e têm uma lista de verificação de 37 itens que precisam ser concluídos até o início da reunião. “Isso mostra que você se importa muito pouco com a opinião ou perspectiva deles”, enfatiza Morgan. Em vez disso, conceda a todos uma tarefa razoável e tempo adequado para preparar as reuniões.
Por Matt McCue.
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